Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest [nazwa firmy], NIP [numer], z siedzibą w [adres] („Administrator”). Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych: [adres e-mail].

W ramach prowadzonej działalności i korzystania z systemu do zarządzania firmą przetwarzamy:

Dane klientów:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, telefon, e-mail),
• adresy obiektów objętych usługą,
• historia zleceń, ofert (wycen) i rozliczeń,
• dane płatności (kwoty, status opłacenia, sposób rozliczenia — gotówka/faktura); nie przechowujemy danych kart płatniczych.

Dane pracowników i współpracowników:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, telefon, e-mail, zdjęcie profilowe),
• dane dotyczące zatrudnienia (rola, zespół, status, uprawnienia dostępu),
• ewidencja czasu pracy i harmonogram (grafik),
• dane o wynagrodzeniu (typ wynagrodzenia, stawka, naliczone wypłaty),
• wnioski o korektę czasu pracy oraz wnioski urlopowe wraz z historią ich rozpatrzenia.

• zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług sprzątających — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• wystawianie i rozliczanie płatności, prowadzenie dokumentacji księgowej — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowo-rachunkowe),
• zarządzanie zatrudnieniem, naliczanie wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy i urlopów — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO oraz przepisy prawa pracy,
• kontakt w sprawach ofertowych i obsługa zapytań — art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (prawnie uzasadniony interes w postaci obsługi klienta),
• dochodzenie i obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym nas technicznie, w szczególności dostawcy infrastruktury hostingowej i bazy danych wykorzystywanej przez nasz system do zarządzania firmą [np. Supabase / dostawca chmury] oraz — jeśli dotyczy — biuru rachunkowemu. Z każdym takim podmiotem zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych, opisana w osobnym dokumencie.

Danych nie sprzedajemy ani nie udostępniamy w celach marketingowych podmiotom trzecim.

Dane klientów i dokumentacja rozliczeniowa przechowywane są przez okres współpracy oraz dodatkowo przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy). Dane pracowników przechowywane są przez okres zatrudnienia oraz przez okres wynikający z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Każda osoba, której dane przetwarzamy, ma prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych, w zakresie w jakim nie jesteśmy zobowiązani do ich dalszego przechowywania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt: [adres e-mail].

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, w tym kontrolę dostępu opartą na rolach, szyfrowane połączenia oraz ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków.

[Jeśli firma prowadzi stronę internetową:] Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies w celach technicznych (utrzymanie sesji) oraz analitycznych. Szczegóły uzupełnij tutaj w zależności od faktycznie stosowanych narzędzi (np. Google Analytics).

Niniejsza polityka może być okresowo aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianą zakresu przetwarzanych danych lub obowiązujących przepisów. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.